Arkivar

Renovasjon og gjenvinningsetaten (REG) søker en faglig dyktig og motivert medarbeider til vårt dokumentsenter.

Dokumentsenteret ligger under seksjon internservice, avdeling Teknisk drift. Vi er en liten gruppe på fire arkivarer som nå skal bli fem, og alle rapporterer direkte til seksjonsleder.

ACOS Websak er vårt sak- og arkivsystem, og du som får denne jobben vil delta aktivt i den daglige driften. Vi er opptatt av utvikling innen fagområdet, gir opplæring til resten av etaten og ønsker å forenkle arbeidsprosesser der det er mulig.

Du vil også være med og utføre kvalitetskontroller, og bidra til at vår arkivtjeneste er i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Når vi er gode i vår rolle, støtter vi de andre avdelingene på en god måte. Vi søker deg som trives i en kombinasjon av å jobbe med selvstendige oppgaver og i team, og vi skal hele tiden ha som mål å gjøre hverandre gode. Vi ønsker at du også tar tak i ting når de dukker opp, og håper at du trives med å gjennomføre opplæring internt i etaten.

Dokumentsenteret holder til i Haraldrudveien 20.

Arbeidsoppgaver

Som ansatt på vårt dokumentsenter vil du blant annet ha følgende oppgaver:

• Delta i planlegging av daglig drift av arkivet, oppdatere prosedyrer, arkivplan, brukerveiledninger og lignende

• Ansvar for daglig journalføring, kvalitetssikring, bevaring, kassasjon og gjenfinning, samt mottak og fordeling av inngående post i tillegg til saksbehandling

• Samsvarsvurderinger

• Holde internkurs og opplæring av saksbehandlere

• Delta i prosjekter

• Veilede og gi råd til kollegaer

• Rapportere og følge opp tekniske feil i arkivsystemet

Oppgavelisten er ikke uttømmende, og du må regne med endringer over tid. Hvis etaten får nye eller andre behov – midlertidig eller permanent – kan arbeidsgiver innenfor stillingens grunnpreg gi deg andre oppgaver. Hvis endringene er ment permanente, skal endringene inn i stillingsbeskrivelsen.

Ansatte hos oss skal holde seg faglig oppdatert. Det betyr at du må delta på kurs og opplæring vi mener er nødvendig. Du må også sette deg inn i og følge opp Oslo kommunes verdigrunnlag, etiske regler, og medarbeiderprinsipper.

Kvalifikasjoner

• Relevant universitets- eller høgskoleutdanning med arkivkunnskap i fagkretsen på bachelornivå, fortrinnsvis arkivar, bibliotekar eller informasjonsfag

• Minimum 4 års erfaring fra fagområdet kan kompensere for manglende utdanning

• Du må ha minimum 2-års erfaring med digitalt arkiv

• Du har erfaring med rådgivning, og liker å lære opp kollegaer i hvordan de skal bruke digitale verktøy i saksbehandlingen

• Du har erfaring med utvikling og innovasjon, og å lage gode rutiner

• Du har god kjennskap til NOARK-baserte arkivsystemer, fortrinnsvis ACOS Websak

• Du har kunnskap om kommunal forvaltning og kommunale arkiver

• Du har digital kompetanse, og kunnskap om trygg og kritisk bruk av digitale verktøy

Personlige egenskaper

• Du er utadvendt og liker å snakke med ulike mennesker

• Du formulerer deg godt, både skriftlig og muntlig

• Du liker å jobbe selvstendig og sammen med andre, og motiveres av å finne gode løsninger

• Du har ingen motforestillinger mot Oslo kommunes verdigrunnlag; brukerorientering, redelighet, engasjement og respekt

• Du har god struktur på hvordan du jobber, og utfører oppgavene innen gitte tidsfrister

Vi tilbyr

• Trivelig arbeidsmiljø med høyt tempo

• Gode pensjons-, forsikrings- og låneordninger gjennom Oslo pensjonsforsikring

• Tilgang til kantine og trimrom

• Mulighet for støtte til trening

• Lønn etter Oslo kommunes lønnsregulativ, lønnstrinn 42-45 (for tiden kr. 649.400 – 685.700), avhengig av erfaring og kompetanse