Hvordan forholde seg til endringer i konkurransegrunnlaget
Anbudskonkurranser i offentlig sektor kan være krevende å delta i, og regelverket er komplisert. I denne spalten gir vi tips til leverandører som deltar i offentlige anbudskonkurranser, eller som ønsker å delta i slike, slik at de slipper risiko for å bli avvist, og ellers kan vinne anbudskonkurranser.
Råd: Følg med om det gis tilleggsinformasjon i løpet av konkurransen og spør oppdragsgiver om det er noe som fremstår uklart i konkurransegrunnlaget.
Konkurransegrunnlaget som kunngjøres på Doffin.no er det dokumentet som beskriver hva som skal anskaffes og hvilke spilleregler som gjelder for anskaffelsen. Konkurransegrunnlaget stiller som oftest krav til leverandøren (kvalifikasjonskrav), krav til anskaffelsen (kravsspesifikasjon) og hvilke kriterier som vektlegges ved utvelgelsen av hva som er det beste tilbudet (tildelingskriterier).
Når konkurransegrunnlaget er publisert er det begrenset adgang for oppdragsgiver å endre konkurransegrunnlaget etter tilbudsfristen. Men før tilbudsfristen er det adgang til å gjøre endringer som ikke er «vesentlige». For ikke å risikere å bli avvist fordi tilbudet ikke er i samsvar med minstekrav i konkurransegrunnlaget, er det viktig at tilbyder sjekker om det er meddelt endringer i konkurransegrunnlaget før tilbudet inngis. Dersom man ikke får med seg viktige endringer i spillereglene som er klart kommunisert til alle som deltar i konkurransen, risikerer man at det går som med tilbyder i KOFA sak 2024/0758 – man risikerer å bli avvist.
Den aktuelle saken gjaldt en rammeavtale for kjøp av matvarer for en rekke kommuner, med en anslått kontraktsverdi på kr 175 mill. Anskaffelsen fulgte derfor lov og forskrift om offentlige anskaffelser 12 august 2016 nr 974 (FOA) del I og del III.
Oppdragsgiver hadde etter anmodning fra noen av tilbyderne foretatt endringer i hvordan pris skulle inngis. Det ble ikke foretatt endringer i selve prisskjemaet. Endringen som ble gitt i tilleggsinformasjon innebar at man gikk bort i fra krav om å gi påslag på nettoinnkjøpspris/kostpris til krav om å gi rabatt på faste priser for «øvrig sortiment». Begrunnelsen for endringen var konfidensialitetshensyn, idet flere tilbydere ikke ønsket å inngi tilbud hvis de måtte oppgi kostpris og påslag på øvrig sortiment. Prisfastsettelsen var angitt som et minstekrav i konkurransegrunnlaget, og pris var eneste tildelingskriterium.
Tilbyder hadde i likhet med de andre tilbydere fått melding om endringen, men forholdt seg det som stod i konkurransegrunnlagets prisskjema, og innga pris med påslag. Dette fant KOFA ikke var i tråd med det man må forvente av en påpasselig aktsom tilbyder, og oppdragsgiver var ikke forpliktet til å avlyse konkurransen fordi konkurransegrunnlaget var uklart.
Det er to forutsetninger for at endringer i konkurransegrunnlaget er lovlig. Det ene er at endringen er innenfor det som er tillatt etter FOA §14-2, hvor det står at «Før tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiveren foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige». Det andre er at endringen er kommunisert på en slik måte at den «alminnelig påpasselige» tilbyder måtte forstå hvordan konkurransegrunnlaget nå skal tolkes. I tillegg skal fristen til å inngi tilbud forlenges, jfr. FOA §14-2(3) og FOA §20-1. I den aktuelle saken tok ikke KOFA stilling til om endringen var vesentlig, idet dette ikke var påberopt i saken.
Oppstår det uklarheter ved endring i konkurransegrunnlaget og tilbyder er i tvil om hvordan tilbudet nå skal utformes, anbefales det at tilbyder avklarer med oppdragsgiver, heller enn å ta sjansen på at ens egen tolkning er slik konkurransegrunnlaget må forstås.
